Otwarty Urząd w teorii i praktyce

Web 2.0 wielkimi krokami wkracza do administracji publicznej. Jak możemy przeczytać na blogu Klutura 2.0 rządy amerykański, australijski i brytyjski postwiły już na rozwiązania informacyjne mające na celu zwiększyć otwartość i “interaktywność” (rozumianą jako udostępnienie możliwości śledzenia statusu spraw i responsywność na zgłaszane  przez petentów problemy) biurokracji w kontakcie przy okazji zwiększając transparentność własnych procedur i znacząco poprawiając wydajność przepływu danych.

Teoria:

Responsywne strony internetowe w urzędach.

Rzut oka w (niedaleką) przyszłość administracyjnych aplikacji internetowych

Polacy chcą załatwiać sprawy urzędowe przez Internet. Dowodzą tego badania przeprowadzone przez ING (rezultaty tutaj) i MSWiA (rezultaty tutaj). Jednak oficjalne strony administracji publicznej im tego nie ułatwiają (o czym można przeczytać tutaj). Problem nieprzystawalności udostępnianych przez urzędy rozwiązań do oczekiwań odbiorców jest nie tyle kwestią technologiczną co logistyczną i mentalnościową.

Zmiany technologiczne, których jesteśmy świadkami na początku XXI wieku mają rzeczywisty wpływ na przekształcenie procesów w dziedzinie komunikacji społecznej. Współczesne procedury wymiany danych aby były skuteczne muszą być dynamiczne. Zarówno w zakresie działania (efektywny obieg dokumentów itp.) jak i responsywności (negatywne informacje zwrotne dotyczące pracy systemu  ze strony użytkownika powinna być nieustannie przetwarzana w stałych cyklach stanowiąc siłę napędową permanentnego procesu poszukiwania innowacji).

W bardzo wyrazisty sposób piszą o tym autorzy artykułu “Permanently Beta: Responsive Organization in the Internet Era”  Gina Neff i David Starc z Columia University (oryginał do przeczytania tutaj). Formułują oni ideę Permanentnej Wersji Beta (zjawisko charakterystyczne dla Web2.0) jako stanu właściwego zjawiskom o charakterze dynamicznym, zdolnym do dostosowywania się do bierzącego zapotrzebowania.

Drugim głosem, na który warto zwrócić uwagę formułując teorię nowoczesnego eUrzędu jest tekst Davida Osimo pt. “Benchmarking eGouverment in the Web 2.0 era: what to measure, and how”. Jedną z tez tego dokumentu jest konieczność dokonania “otwarcia” administracji publicznej na osoby przez nią obsługiwane za pomocą udostępnienia specyficznych narzędzi internetowych oraz poprzez położenie większego nacisku na rzeczywistą wymianę informacji między stronami.

Kluczem jest wymiana informacji za pomocą aplikacji integrującej

Osimo wymienia 8 zasad otwartej administracji publicznej :

1) Dane publiczne są w pełni dostępne

2) Dane publiczne są udostępniane w formie możliwie mało przetworzonej (tak jak zostały zebrane u źródła)

3) Dane są udostępniane tak szybko jak to możliwe

4) Dane są udostępnianie maksymalnie szerokiemu odbiorcy w maksymalnie szerokim zakresie celów

5) Dane są udostępniane w formie, która umożliwia ich dalsze przetworzenie przez odbiorcę

6) Dane są dostępne dla każdego

7) Dane są udostępniane w formacie, który nie jest wyłączną własnością żadnej instytucji

8) Dane nie są objęte restrykcjami wynikającymi z blokad patentowych, praw autorskich itp.

Jak winika z powyższego wyliczenia podstawowymi zasadami rządzącymi publikowaniem wszelkiego rodzaju danych publicznych w Internecie jest ich aktualność i dostępność.

Jeśli połączymy te reguły z Web2.0-wymi zasadami “Permanentnej Wersji Beta” wyliczanych przez Neff i Starka:

1) Wielość wersji (w opozycji do jednego produktu końcowego)

2) Projektowanie jako proces (w przeciwieństwie do skończonego procesu projektowania)

3) Interaktywność: elastyczność i adaptacyjność (niegdyś łatwość użycia była ważniejsza niż elastyczność)

4) Użytkownik jako projektant (kontra: użytkownik jako konsument)

5) Społeczność uczestnictwa (w przeciwieństwie do użycia wyłącznie eksperckiego)

Otrzymamy system, który będzie w optymalny sposób (bez zwiększania nakładu pracy urzędnika, a wręcz z jego oszczędnością) realizował potrzeby użytkowników i pozwalał na satyfakcjonującą wpółpracę z urzędami administracji publicznej.

Należy do tego dodać rozwiązania regulujące wewnętrzną wymianę informacji w urzędach i automatyzujące ten proces.

Powyższe rozwiązania zebrane w postaci spójnego elastycznego rozwiązania teleinformatycznego mogą diametralnie poprawić jakość i wydajność obsługi klienta w ramach instytucji administracji publicznej.

Praktyka:

Rozwiązania modelujące proces wymiany informacji w urzędach.

Zatem – jak to może wyglądać w praktyce?

Podstawowym sposobem na zapewnienie łatwej obsługi opisanych powyżej zjawisk jest uruchomienie dedykowanego rozwiązania informatycznego, najlepiej w postaci RIA (Rich Internet Application – dowiedz się więcej) wraz z – co istotne – pełnym wdrożeniem przeprowadzonym przez profesjonalistów.

Na koniec wdrożenia systemu klient (instytucja) powinien otrzymać:

1) Zaprojektowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami, działający sieciowo program komputerowy – uruchamiany bądź na stacji roboczej (przez przysłowiowe kliknięcie “ikonki na pulpicie”) bądź w oknie przeglądarki internetowej (jako swoistego rodzaju strona www).

2) Aplikacja ta umożliwia łatwą i szybką wymianę i udostępnianie informacji poprzez sieć – zarówno loklaną jak i Internet – tak pomiędzy urzędnikami (pracownikami) instytucji jak i urzędnikami (pracownikami) a petentami (klientami).

Wygląd przykładowej aplikacji w oknie przeglądarki